Menyusun Strategi Public Relations - Suatu strategi public relations (PR) harus direncanakan berdasarkan jenis kelompok yang spesifik. Tetapi, terdapat beberapa hal umum yang harus Anda perhatikan. Jika Anda merencanakan untuk masa depan, maka Anda dapat membangun publisitas yang baik sebelum menghadapi krisis apa pun.
Dengan demikian, akan menjadi lebih mudah bagi Anda untuk mempertahankan hubungan kemasyarakatan selama masalah mendera. Berikut ini adalah beberapa instruksi umum dalam memutuskan bagaimana perusahaan Anda berhubungan dengan masyarakat:
Langkah Pertama
Pilihlah seseorang untuk menjadi juru bicara Anda. Tugas dari orang tersebut adalah membangun hubungan dengan media dan mengarahkan komunikasi dari perusahaan Anda. Kemungkinan juga harus menjelaskan kepada para staf Anda bahwa dalam banyak kasus mereka seharusnya tidak berhubungan dengan media secara langsung, namun akan lebih baik jika melalui sang juru bicara. Pastikan bahwa orang yang anda pilih tersebut merupakan orang yang benar-benar cakap dan ahli dalam bidangnya serta memiliki pengalaman yang cukup.
Langkah Kedua
Buatlah sebuah daftar kontak media dengan mencantumkan jurnalis dari media setempat yang meliput permasalahan-permasalahan yang relevan. Reporter atau wartawan radio, koran, maupun televisi dapat Anda masukkan dalam daftar kontak. Hal ini berguna jika pada suatu saat anda butuh untuk menghubungi orang-orang tersebut, maka anda tidak kesulitan untuk mencari kontak mereka.
Langkah Ketiga
Tentukanlah pesan umum apa yang akan disampaikan kepada masyarakat. Anda bisa memfokuskan kegiatan public relations (PR) pada satu tema utama, atau bisa juga dengan menciptakan tema baru untuk permasalahan baru. Anda bisa juga menyederhanakan pesan organisasi, misalnya seperti, "Kamilah yang terbaik dalam pekerjaan ini." Jika dirasa masih kurang, maka anda bisa juga membuat suatu pesan yang sedikit lebih rumit dari sekadar penyataan itu.
Langkah Keempat
Buatlah audiens anda menjadi sempit. Anda perlu mencoba untuk memusatkan diri pada suatu kelompok yang lebih kecil dari pada anda harus menyebarkan pesan ke masyarakat umum. Kelompok kecil tersebut misalnya adalah pelanggan Anda. Dengan melakukan riset pemasaran akan dapat membantu mempermudah keputusan ini.
Langkah Kelima
Susunlah rencana untuk mendukung pesan Anda dengan serangkaian kegiatan, press release dan kesempatan-kesempatan lainnya untuk berinteraksi dengan media dan komunitas yang ada di sekitar anda. Anda perlu mencoba untuk menyusun upaya PR sehingga dapat memperkuat pesan yang ingin anda sampaikan kepada pelanggan.
Langkah Keenam
Buat suatu rencana umum untuk membuat tindakan pada saat terjadi krisis. Tetapkanlah siapa saja yang akan bertanggung jawab untuk memberitahu kepada para karyawan atau klien. Hal ini lebih baik dari pada membuat keputusan di detik-detik terakhir dalam keadaan yang tertekan. Cobalah untuk berlatih menghadapi situasi yang bermasalah dan amati jika apakah Anda memiliki ide atau tindakan untuk dapat mempersingkat proses tersebut.
